Règlement intérieur
Association pour le Festival de Jazz « Sim Copans » de Souillac
Le présent règlement intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l’Association pour le Festival de Jazz « Sim Copans » de Souillac dans le cadre de ses statuts. Il a été adopté en assemblée générale, le 10 décembre 2011. Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent qui signeront un reçu précisant qu’ils en ont pris connaissance et l’ont accepté.
Organisation de l’association
L’Association a vu le jour en 1975, une vingtaine de membres constituait le Conseil d’Administration. En 1985, le nom de Sim Copans, un de ses créateurs est adjoint au nom de l’association par la volonté de ses membres. En 36 ans, l’association s’est structurée, étoffée, responsabilisée parallèlement à la réglementation afférente à son activité. Elle tient régulièrement des réunions de l’ensemble des membres actifs disponibles hors saison et son assemblée générale ordinaire en décembre de chaque année conformément à ses statuts. Les comptes rendus sont adressés dorénavant par mail aux membres et par courrier à certains. Le trésorier est chargé des comptes, des opérations bancaires, tenue de livres, paiements, le secrétaire est chargé des procès verbaux de réunions et de l’organisation des élections notamment. Le président représente l’association auprès des élus et de certains partenaires privés et peut déléguer toute ou partie de son rôle. Il détient par ailleurs en nom propre la licence d’entrepreneur de spectacle n° 3-1040202 valable jusqu’au 22 octobre 2013, ne lui permettant pas d’avoir des salariés en interne comme en externe. Par ailleurs l’association est référencée SIRET 337 810 105 000 11 et APE 9001Z.
Les modalités d’adhésion
La demande d’adhésion à l’association est soumise à l’étude de la commission chargée de la gestion des bénévoles qui transmettra ses conclusions au bureau chargé de statuer.
Chaque adhérent doit fournir chaque année une attestation de responsabilité civile fournie par son assureur avant le 1er juin de l’année en cours.
Les membres de l’association doivent être âgés d’au moins 16 ans.
Les enfants des adultes membres de l’association peuvent être associés à certaines activités sous la responsabilité exclusive de leurs parents et conformément à la législation des mineurs.
Les activités
Les membres de l’association œuvrent au déroulement des manifestations organisées par l’association. Ils sont également amenés à participer à des manifestations associatives locales à d’autres périodes : forum des associations, fête de la musique, qui engagent un partenariat avec l’association.
Les membres de l’association peuvent participer à des commissions selon leurs aspirations et leurs compétences. Les commissions travaillent indépendamment et rendent compte de l’avancée des travaux lors des réunions mensuelles pendant lesquelles sont prises les décisions par vote.
Lors du festival sont constituées des équipes ; les responsables de chaque équipe sont réunis chaque jour pour l’organisation des tâches au quotidien.
Le fonctionnement
Chaque mois, les membres de l’association sont conviés à une réunion. A l’approche de la date du festival, les réunions sont plus fréquentes.
La date de chaque réunion figure en fin de chaque compte rendu de la réunion précédente.
Chaque membre est informé de l’ordre du jour. En cas d’absence à la réunion, il peut communiquer par écrit ses observations.
Toute question non inscrite à l’ordre du jour ne pourra être traitée au cours de la réunion où elle est posée sauf cas d’extrême urgence. Elle sera inscrite à l’ordre du jour d’une prochaine réunion.
Lors de l’assemblée générale, les membres de l’association votent pour élire les membres du Conseil d’Administration. Chaque membre de l’association peut être porteur d’une seule procuration.
Le Conseil d’administration élit un bureau qui ne pourra pas être composé d’élus territoriaux ni municipaux. Pour être élu au bureau, il faut être majeur.
Le bureau se réunit pour traiter des questions d’ordre juridique, financier et conformément aux statuts. Il est garant de l’application du règlement intérieur.
Les déplacements et remboursements sur frais
Les membres de l’association peuvent être amenés à se déplacer à la demande et pour le compte de l’association. Cette dernière participe aux frais de déplacement à l’euro l’euro sur justificatif.
Les membres de l’association peuvent être amenés à faire des achats à la demande et pour le compte de l’association ; ils sont remboursés à l’euro l’euro sur justificatif.
Les matériels et locaux
Tout membre de l’association peut utiliser le local et le matériel de l’association pour le fonctionnement de l’association. Il suffit d’en informer un membre du bureau ou le responsable « régie ». L’utilisation du matériel informatique est réservée au fonctionnement de l’association.
La radiation
Conformément aux statuts, un adhérent peut être exclu pour les motifs suivants :
- dégradation de matériels
- comportement dangereux
- comportement non conforme à l’éthique de l’association
- propos désobligeants
- non respect des statuts et du règlement intérieur
L’exclusion est décidée par le Conseil d’Administration suivant les modalités de l’article 7 des statuts.
L’assurance
L’association souscrit une assurance auprès de l’assurance Aviva, à Souillac. La liste des bénévoles est déposée auprès de l’assureur au plus tard la veille du début du festival.
Chaque membre de l’association doit fournir une attestation de responsabilité civile avant le 1er juin de l’année en cours.
Participation à la vie de l’association : bénévolat
Le bénévolat est un acte volontaire.
L’association participe à la formation des bénévoles selon les besoins de son fonctionnement.